Кадровый учет

Предприниматели Красноярска привыкли рассчитывать силы и просчитывать риски. Но в кадровом делопроизводстве «само собой» не работает. Каждая ошибка — это потенциальный спор с сотрудником, штраф от трудовой инспекции или потеря денег на переплатах. За 15 лет практики мы видели, как компании теряли сотни тысяч рублей из-за неправильно оформленного отпуска или «забытого» приказа. Профессиональный кадровый учет — это спокойствие руководителя и защита бизнеса, а не просто кипа бумаг.

Что входит в кадровый учет

Когда мы говорим «полное сопровождение», это значит, что вы закрываете все задачи по персоналу одним договором. Ниже — перечень работ, который мы выполняем ежемесячно. Он шире, чем базовый, но именно так выглядит настоящий кадровый учёт без дыр.

Первичная постановка и восстановление

Если учёт не вёлся, вёлся с ошибками или вы только начинаете бизнес, мы:

• Проведём аудит имеющейся документации;
• Восстановим недостающие приказы, трудовые договоры, личные карточки Т-2;
• Разработаем локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о командировках — с учётом специфики Красноярского края (например, районный коэффициент и северная надбавка для местностей, приравненных к Крайнему Северу);
• Заведём и оформим журналы учёта: трудовых книжек, приказов, инструктажей, несчастных случаев.

Ежедневная кадровая работа

Текущее обслуживание включает всё, с чем сталкивается руководитель:

• Приём на работу: оформление заявления, трудового договора, приказа, записи в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), ознакомление с ЛНА под подпись. Все документы готовим с учётом профстандартов и квалификационных требований по должности.
• Переводы и перемещения: оформление допсоглашений, приказов, корректировка штатного расписания.
• Увольнения: от стандартного расторжения по собственному желанию до сложных случаев (прогул, ликвидация организации, сокращение численности или штата). Готовим полный пакет документов, исключающий риск восстановления работника через суд.
• Отпуска: ежегодные оплачиваемые, без сохранения заработной платы, декретные, по уходу за ребёнком до 1.5 и до 3 лет, учебные. Следим за графиком отпусков, предоставляем уведомления, начисляем компенсации.
• Больничные листы: проверяем подлинность электронных больничных (ЭЛН), взаимодействуем с СФР, передаём данные для начисления пособий.
• Командировки: оформляем приказы, командировочные удостоверения (если используете), авансовые отчёты, учитываем суточные и особенности для северных районов.
• Дисциплинарные взыскания и поощрения: готовим докладные записки, приказы, соблюдаем процедуру, чтобы любое взыскание было законным.
• Воинский учёт: ведём карточки военнообязанных, сверяем данные с военкоматами, подаём отчётность. Для многих небольших компаний Красноярска это неожиданное требование, за нарушение которого штрафуют всё чаще.
• Охрана труда (базовый уровень): поможем организовать проведение инструктажей, составим программы обучения, оформим журналы — чтобы пройти плановую проверку инспекции труда.

Отчётность и взаимодействие с госорганами

Кадровый учёт немыслим без отчётности. Мы берём на себя:

• Ежемесячную отчётность в СФР (форма ЕФС-1) о приёмах, увольнениях, переводах, договорах ГПХ;
• Ежеквартальный отчёт о стаже (подраздел 1.2 формы ЕФС-1);
• Отчётность по персонифицированному учёту;
• CЗВ-ТД и CЗВ-Стаж (в переходных формах);
• Статистическую отчётность (формы П-4, 1-Т и другие — если есть соответствующая выборка);
• Ответы на требования контролирующих органов, подготовку документов для встречных проверок.

Штатное расписание и кадровый документооборот

Мы не просто заполняем шаблоны. Мы разрабатываем и поддерживаем в актуальном состоянии:

• Штатное расписание с учётом планов по расширению и оптимизации;
• График отпусков — с учётом пожеланий сотрудников и производственной необходимости;
• Коллективный договор (если требуется);
• Все внутренние приказы, уведомления, акты и служебные записки — без проволочек, в день запроса.

Расчёт зарплаты и связанных выплат

Хотя это стык бухгалтерского и кадрового учёта, без верных кадровых данных не будет корректной зарплаты. Мы:

• Ведём табель учёта рабочего времени (в том числе при сменном графике, суммированном учёте);
• Рассчитываем и начисляем заработную плату, премии, больничные, отпускные, командировочные, компенсации при увольнении;
• Исчисляем НДФЛ и страховые взносы с выплат сотрудникам;
• Формируем платёжные ведомости и расчётные листки (в электронном или бумажном виде).

Кому подходит кадровый учёт в БухСибири

Кадровое обслуживание — не роскошь, а обязательное требование закона с первой минуты найма первого работника. При этом разные бизнесы имеют свою специфику.

ООО и ИП с сотрудниками

Для организаций на общей системе налогообложения, упрощёнке или патенте — неважно. Важен факт наличия персонала. Мы работаем с компаниями любой формы собственности: от микробизнеса с одним продавцом до производственных предприятий со штатом более 50 человек. Особое внимание уделяем ИП: часто предприниматель совмещает функции директора и бухгалтера, и кадровые нюансы упускаются. Мы это исправляем.

По сферам деятельности

• Торговля и общепит: много сменной работы, ученических договоров, материальной ответственности. Оформляем договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
• Строительство и ремонт: вахтовый метод, разъездной характер работы, вредные условия труда. Учитываем северные надбавки, районный коэффициент (в Красноярске — 1,3), дополнительные отпуска.
• IT и digital: удалённая и дистанционная работа, ненормированный рабочий день, режим гибкого времени. Оформляем всё строго по ТК РФ с учётом последних изменений.
• Медицинские и образовательные учреждения: допуски, справки, обязательные медосмотры, психиатрические освидетельствования, специальная оценка условий труда.
• Производство и транспорт: предрейсовые и послерейсовые медосмотры, учёт рабочего времени водителей, допуски по электробезопасности.

Для любых налоговых режимов

Мы ведём клиентов на ОСНО, УСН (доходы и доходы-расходы), ЕСХН и патенте. Кадровый учёт сам по себе не зависит от системы налогообложения, но мы синхронизируем данные с бухгалтерией, чтобы избежать расхождений.

Почему передать кадровый учёт в БухСибирь — надёжно и выгодно

БухСибирь — это не просто аутсорсинг. Мы — команда, которая с 2010 года решает кадровые задачи бизнеса в Красноярске. За это время накопили опыт, который не заменишь никаким курсом. Вот что получают наши клиенты.

Экономия денег и прозрачное ценообразование

• Вы платите только за фактический объём работ. Нет скрытых платежей за «дополнительные листы» или «срочность». Тарифы фиксированы в договоре.
• Средний чек на кадровый учёт для компании с 5–10 сотрудниками ощутимо ниже, чем содержание штатного кадровика с зарплатой, налогами и обустройством рабочего места.
• Легальная налоговая оптимизация: правильно оформленные договоры ГПХ вместо трудовых (где это допустимо) или льготы для малого бизнеса позволяют сэкономить до 30% на обязательных платежах.

Гарантия качества и ответственность

Мы не просто консультируем. Мы несём финансовую ответственность за ошибки. Случаи редки, но если наша недоработка приведёт к штрафу — мы компенсируем его за свой счёт (условия прописаны в договоре). Более 700 клиентов доверяют нам свой учёт. За плечами — более 50 успешно пройденных налоговых и кадровых проверок без доначислений.

Скорость и соблюдение сроков

Отчётность в СФР, Росстат и другие органы мы подаём как минимум за 2 рабочих дня до дедлайна. Это исключает технические риски и даёт время на выверку. На запрос сотрудника о выдаче копии трудовой реагируем в течение суток.

Персональный менеджер и доступ к экспертизе

За каждой компанией закреплён персональный кадровый специалист. Он знает ваш бизнес, особенности коллектива, историю трудовых отношений. При этом он всегда может посоветоваться с профильным юристом по трудовому праву или экспертом по воинскому учёту — это входит в стоимость.

Защита от неожиданных требований

Законодательство меняется стремительно. Только за последний год — переход на электронные трудовые книжки, новый отчёт ЕФС-1, корректировка правил воинского учёта. Мы отслеживаем все новшества и внедряем их незаметно для вас. Никаких «срочно нужен приказ за прошлый месяц».

Конфиденциальность и IT-безопасность

Все данные хранятся на защищённых серверах с ежедневным резервным копированием. Мы используем программы с шифрованием каналов связи. Персональные данные сотрудников обрабатываются строго в соответствии с 152-ФЗ.

Как мы начинаем работу: пошаговая схема

Передать учёт страшно? Мы сделали процесс максимально простым и безопасным.

1. Знакомство и консультация. Вы звоните по номеру 8 (800) 600-68-84 или оставляете заявку. Мы уточняем сферу деятельности, количество сотрудников, текущее состояние документов. Назначаем встречу в офисе или по видеосвязи.
2. Экспресс-аудит кадрового состояния. Без обязательств анализируем минимум документов: есть ли трудовые договоры, приказы, локальные акты. Выявляем критические риски (например, отсутствие СОУТ, неверное оформление иностранцев, просроченные медосмотры).
3. Коммерческое предложение и договор. На основе аудита готовим персональный тариф, фиксируем перечень услуг и сроки. Заключаем договор. Никаких сюрпризов — всё обсуждаем заранее.
4. Восстановление и настройка учёта. Если есть пробелы, ликвидируем их в согласованном темпе. Заводим полный пакет документов, загружаем данные в защищённую учётную систему. Согласовываем с вами штатное расписание, график отпусков, форму расчётного листка.
5. Ежемесячное обслуживание. Мы работаем фактически как ваш удалённый отдел кадров. Обрабатываем заявки на приём/увольнение, начисляем зарплату, готовим отчёты. Вы можете в любой момент запросить любую справку или копию документа.
6. Отчётность и проактивная поддержка. Мы не ждём вопросов. Сами напоминаем о приближающихся отчётах, об изменении МРОТ или районного коэффициента, о необходимости продлить медкнижку продавцу или водительскую справку. В конце года сдаём всю итоговую отчётность и формируем архив.

Что требуется от вас на старте

Минимальный пакет документов: уставные документы, сведения о сотрудниках (паспорта, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и воинском учёте), имеющиеся кадровые приказы и договоры. Всё остальное берём на себя.

Часто задаваемые вопросы

Стоимость кадрового учёта: от чего зависит и как узнать точную цену

Цена складывается из трёх факторов: количество штатных единиц, интенсивность кадрового движения (текучка), наличие особых условий (вахта, вредность, иностранцы). Мы не берём деньги «за воздух». Обсудим детали, и вы получите конкретное предложение. Важно: при заключении договора на комплексное бухгалтерское и кадровое обслуживание — действует скидка до 20%.

Средний ориентир по рынку Красноярска: от 7000 рублей в месяц для небольшого бизнеса. Это сопоставимо с расходами на одну штатную единицу с зарплатой 25 000 рублей, но без затрат на отпускные, больничные и налоги.

Призыв к действию

Качественный кадровый учёт начинается с разговора. Расскажите о своём бизнесе — предложим оптимальное решение. Бесплатная консультация ни к чему не обязывает, но поможет понять реальное положение дел в документах.

Позвоните по телефону 8 (800) 600-68-84 или закажите звонок. Мы перезвоним в удобное время и ответим на все вопросы по кадровому учёту в Красноярске.

БухСибирь: мнение эксперта

«За годы практики я вывела для себя простое правило: кадры любят порядок. Стоит один раз выстроить правильную систему — и она работает десятилетиями. К сожалению, многие предприниматели вспоминают о трудовых договорах, только когда приходит проверка или сотрудник угрожает судом. Наша задача — сделать так, чтобы таких ситуаций не возникало. Мы работаем проактивно: не просто закрываем месяц по шаблону, а смотрим наперёд. Именно поэтому клиенты остаются с нами годами. Мы знаем особенности красноярского бизнеса, знаем запросы местных инспекций. С нами кадровый учёт становится не головной болью, а привычным, отлаженным процессом»